Timeline project merupakan bagian penting dalam jalannya perusahaan. Jika tidak ada hal ini membuat semua perencanaan proyek tidak punya arah tujuan yang jelas.
Tujuan project harus diterjemahkan dalam bentuk langkah kerja konkrit meliputi durasi dan tahapan project. Itu semua hanya bisa terjadi apabila Anda membuat timeline project.
Timeline project adalah rangkaian keseluruhan proyek yang terdiri dari tugas, penanggung jawab, target yang dicapai, sampai waktu pengerjaan dalam bentuk visual. Tujuannya adalah memudahkan orang yang terlibat dalam proyek agar memiliki kesamaan fokus untuk menyelesaikannya.
Dalam ulasan ini, Anda akan menemukan bagaimana cara membuat timeline project.
Bagaimana cara membuat timeline project
Membuat timeline project dibutuhkan untuk menunjang keberhasilan proyek dengan memastikan pekerjaan sesuai rencana. Cara membuat timeline project dapat Anda temukan melalui langkah-langkah berikut:
Membuat project brief
Project brief adalah dokumen yang menjadi dasar panduan semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam project tersebut. Dokumen ini berisikan tujuan project, hasil yang dicapai, penanggung jawab, jangka waktu dan lingkup proyek.
Mendefinisikan lingkup proyek
Pengerjaan proyek harus didefinisikan lingkup kerja terlebih dahulu. Hal ini mencakup batasan pengerjaan agar tidak melenceng dari tujuan proyek.
Lingkup proyek menyertakan informasi seperti tujuan proyek, hasil yang dicapai, deskripsi lingkup proyek, kendala yang dihadapi. hingga persyaratan pengerjaan proyek. Semua ini dapat dipetakan secara spesifik menggunakan metode SMART.
Membuat daftar kerja
Susunlah daftar tugas yang akan dikerjakan mulai dari fase pengerjaan proyek sampai hasil akhir dalam bentuk laporan. Daftar kerja ini mencakup informasi langkah-langkah yang dikerjakan selama proyek berlangsung.
Umumnya, rincian daftar tugas yang dilampirkan adalah sebagai berikut
- Project initiation
- Requirements Gathering
- Design Phase
- Development
- Database Integration
- Testing
- Deployment
- User Training
- Acceptance
Penyusunan daftar tugas membuat pengelolaan dan perencanaan proyek makin efisien. Memudahkan pengelolaan waktu agar pekerjaan dapat selesai.
Menentukan ketergantungan proyek
Ketergantungan proyek merujuk pada tugas yang dapat dikerjakan secara independen tanpa bergantung dengan tugas lainnya. Sedangkan ada tugas pekerjaan yang hanya dapat dikerjakan karena bergantung dengan penyelesaian tugas. Maka dari itu, identifikasi ketergantungan proyek membantu Anda dalam hal eksekusi.
Tujuan dari menentukan ketergantungan proyek adalah dapat menghemat waktu pengerjaan. Sebab, ada kalanya pekerjaan terhenti karena keterlambatan proses pengadaan barang. Salah satu contohnya adalah pengerukan tanah tidak jalan kalau proses administrasi sewa alat berat mengalami kendala.
Daripada menunggu ketergantungan, Anda dapat mengalokasikan waktu dan tenaga untuk mengerjakan proyek dapat diselesaikan secara mandiri.
Mengidentifikasi ketersediaan sumber daya
Faktor penting dalam membuat timeline project adalah mengidentifikasi ketersediaan sumber daya berdasarkan pekerjaannya. Pertimbangkan bagaimana alokasi waktu untuk menyelesaikan suatu proyek.
Pengelolaan alokasi waktu dilakukan dengan audit sumber daya yang tersedia. Hasil dari audit membantu Anda membuat jadwal realistis, resolusi konflik, efektivitas sumber daya dan pengelolaan selama proyek berlangsung.
Dengan melakukan identifikasi ketersediaan sumber daya, Anda mencegah terjadinya sumber daya dan mendorong pelaksanaan proyek yang efektif.
Manfaat membuat timeline project
Timeline project penting untuk memastikan keberhasilan pengerjaan proyek.
Menyampaikan informasi tentang gambaran proyek
Informasi gambaran proyek penting untuk menjelaskan apa saja lingkup kerja dari awal sampai akhir. Project timeline menyediakan tujuan proyek secara komprehensif untuk mengidentifikasi risiko yang terjadi.
Memudahkan pengelolaan sumber daya
Project timeline membantu Anda mengelola sumber daya yang digunakan agar dapat bekerja secara efisien. Hal ini mencakup pengelolaan personil, peralatan, anggaran untuk memastikan proyek tepat waktu.
Memastikan proyek berjalan dengan lancar
Project timeline yang terlibat dalam proyek mampu mengetahui tugas dan tenggat waktu yang dikerjakan. Pendekatan ini memastikan proyek berjalan sesuai rencana. Tidak hanya itu, timeline project membantu menjaga fokus pengerjaan proyek.
Memudahkan komunikasi
Adanya project timeline memudahkan membangun komunikasi bagi semua pihak yang bekerja dalam proyek. Bentuk komunikasi ini mencakup lingkup kerja dan status hasil pekerjaan.
Melalui alay ini, Anda dimudahkan dalam berkomunikasi karena persamaan persepsi sehingga produktivitas makin meningkat.
Memudahkan controlling
Setelah merencanakan proyek, Anda dapat mengelola untuk menentukan kapan pekerjaan selesai. Apabila ada pekerjaan memakan waktu lama, Anda dapat melakukan perbaikan untuk memindahkan prioritas ke pekerjaan yang lebih penting. Dengan cara itu, pengerjaan proyek tetap berjalan dan selesai tepat waktu.
Sumber
- Atlassian. “Project Management Timeline | the Workstream.” Atlassian, 2025, www.atlassian.com/work-management/project-management/project-planning/timeline.
- Brown, Lucy. “How to Create a Project Timeline in Easy Steps?” Invensis Learning Blog, 12 Dec. 2023, www.invensislearning.com/blog/project-timeline/.